Betydelsen av skriftlig kommunikation i affärer

Framgångsrika företagsledare är mästarkommunikatörer, antingen i muntlig eller skriftlig form. Den digitala tidsåldern har förändrat hur företag kommunicerar med konsumenter, leverantörer och partners. Skriftlig affärskommunikation ska vara professionell, tydlig och kortfattad. Bli inte offer för dåligt skriven kommunikation innan du inser hur viktig skriftlig kommunikation är för ditt företag.

Skapar en permanent post

Alla former av skriftlig kommunikation blir ett permanent register över idéer, incidenter, förslag och andra fakta . Posten hjälper företagare snabbt att få tillgång till information, särskilt om den är skriven i ett digitalt medium. Skriftlig kommunikation används också i rättsliga förfaranden och kan bli det enda försvaret mot ogynnsamma rättsliga åtgärder mot företaget. En före detta anställd kan till exempel säga att det inte fanns några skäl för hans sparkning och han kan stämma dig. Om hans anställd arkiverar tydligt dokumenterade klagomål och brott mot etiska regler under sin anställning kan du visa orsaken.

Definierar varumärket

Skriftlig kommunikation är en del av ditt varumärke. I allmänhet bör de flesta bokstäver ha en professionell ton, liksom korrekt engelska och gedigen grammatiska färdigheter. Utan dessa kanske läsarna tror att företaget är fyllt med analfabeter, som inte kan göra ett bra jobb. När allt kommer omkring, med all den hjälp som datorprogram erbjuder i stavning, grammatik och stil, finns det ingen anledning för en författare att vara oprofessionell i kommunikation.

Även om de flesta kommunikationer bör vara professionella , tillåter vissa skrivna format som sociala medier och e-post dig att lägga till en viss företagspersoner i ditt varumärke. Detta är viktigt för att utveckla och etablera ditt varumärke. Millennials har till exempel sin egen slang, och det sätt på vilket de skapar inlägg och svarar på e-postmeddelanden kan gynna ett företag om de använder slangen för den här målgruppen. Låt dig inte röra dig, håll slangen till ett minimum. Slang är där för att relatera till gruppen. Att använda för mycket slang kan dock försämra ditt meddelande.

Etablerar lojala relationer

Kommunikation handlar om att bygga relationer genom att förmedla budskap . Tydliga meddelanden hjälper till att bygga förtroende och integritet mellan författaren och läsaren. Välskriven kommunikation hjälper till att definiera mål, identifiera problem och komma fram till lösningar. Detta är viktigt i alla aspekter av verksamheten. Chefer måste tydligt skriva anteckningar så att personalen förstår direktiven utan förvirring. Försäljningsrepresentanter måste förklara funktioner och fördelar på ett sätt som uppmuntrar utsikterna. Personaladministratörer måste objektivt notera alla incidenter och göra rapporter.

Erbjuder enkel distribution

När du behöver distribuera information till ett stort antal personer är skriftlig kommunikation mycket effektiv . Detta kan vara ett företagsnotering som beskriver en ny policy eller process som alla måste vara medvetna om och följa. Genom att använda digitala distributionsmetoder blir processen snabbare så att implementeringen kan börja tidigare.