Hur man sätter in en PDF i Excel

Microsoft Excel används av många företag för att hantera och organisera data, från försäljningssiffror till kontaktinformation för kunder eller jobbrekryteringar. PDF-filer, ett format som skapats av Adobe, används ofta för att lagra dokument, bilder och annan visuell information på ett sätt som är enkelt att skriva ut eller läsa på en mängd olika enheter. Du kan bädda in PDF-filer i Excel-filer eller andra Microsoft Office-filformat, till exempel Microsoft Word-dokument. I vissa fall kanske du föredrar att extrahera data från en PDF till ett kalkylarkvänligt format eller helt enkelt lägga en hyperlänk till PDF-filen i kalkylarket.

Bädda in en PDF i Excel

Det är inte svårt att lära sig att bädda in en fil i Excel. Om det är en PDF behöver alla som vill läsa hela filparet Microsoft Office och en PDF-läsare som Adobe Reader eller ett annat program som är kompatibelt med vart och ett av formaten.

För att Excel ska infoga PDF: n öppnar du först kalkylarket i Excel. Därefter, klicka"Infoga" fliken i menyfliksområdet menyn och klicka"Object" ikonen i "Text " grupp av kommandoikoner.

I "Object" dialogrutan väljer den "Skapa ny" -fliken och välj "Adobe Acrobat dokument" från listan. Det kan finnas ett versionsnummer efter "Adobe Acrobat" i filformatbeskrivningen. Se till att kryssrutan "Visa som ikon" är markerad. Sedan klickar du på " OK".

Välj den PDF- fil som du vill bädda in med hjälp av operativsystemets filmeny för att be Excel att importera PDF-filen. Det kommer att visas i dokumentet som en ikon som du kan dra dit du vill att det ska visas.

Länk till en PDF istället

I vissa fall kanske du inte vill bädda in PDF-filen direkt i Excel-kalkylfilen. Detta kan vara förvirrande för vissa användare och kommer att göra Excel-filen större. Det begränsar också din möjlighet att redigera PDF-filen separat från kalkylarket.

Ett alternativ är att lägga PDF-filen online och länka till den från kalkylbladet. Du kan placera filen på din företagswebbplats eller på en fildelningstjänst som Dropbox, Microsoft OneDrive eller på Google Drive. Hämta sedan URL-filen till PDF-filen och testa att den fungerar i din webbläsare. Om den gör det, sätta den URL i en cell i Excel.

Du kanske vill lägga text i cellen eller i en angränsande cell för att förklara vad länken är. Dessutom kanske du vill skapa en lösenordsskyddad PDF eller använda åtkomstkontroller på din webb- eller filhanteringsplattform för att begränsa vem som kan komma åt filen.

Infoga e-postadress i Excel

Du kan också skriva en e-postadress i kalkylbladet om du föredrar att personen som läser kalkylbladet kontaktar dig för att få det. Skriv bara in adressen i en vanlig cell.

Om du vill skapa en länk för att skicka ett mejl till dig, använd funktionen HYPERLINK i en formel. Sätt "= HYPERLINK (mailto: [email protected]? Ämne = önskat ämne" i en cell, ersätt [email protected] med din adress och önskat ämne med ämnet.

Bunt filerna tillsammans

Om du inte vill gå på webbsidan kan du också helt enkelt distribuera PDF och Excel-filen tillsammans.

Om du skickar dem via e-post eller på en meddelandeplattform som Slack eller Microsoft Teams, bifoga den till samma meddelande och förstå hur de fungerar tillsammans. Alternativt placera dem i en Zip-fil eller en annan arkivfil så att de kan delas som en enda enhet.

Du kan också lägga dem i samma mapp på en företagsdelad enhet eller på ett fildelningsverktyg som du väljer.

Extrahera PDF-data till Excel

Beroende på vad som finns i din PDF-fil kanske du bara vill lägga den direkt i ditt Excel-kalkylblad.

Om PDF-filen innehåller tabell- eller textdata kan du kopiera och klistra in den direkt i kalkylbladets celler. Om kopiering och klistra inte behåller formatering kan du använda ett specialverktyg för att extrahera det mer exakt.

Onlineverktyg som CometDocs och offlineverktyg som gratis och öppen källkodsprogram _PDFToText kan hjälpa till att extrahera formaterad text från PDF-filer och konvertera dem till andra format som Excel, Word eller vanlig text. Du kanske vill prova flera program tills du hittar ett som ger det resultat du vill ha.

I vissa fall, till exempel om en PDF innehåller grafer, kan det vara användbart att helt enkelt ta en skärmdump av PDF-filen och sedan bädda in den som en bild i Excel-kalkylfilen.