5 typer av affärsdokument

Ett företag använder dokument för att kommunicera, genomföra affärer och analysera dess produktivitet. Affärsdokument sträcker sig från korta e-postmeddelanden till komplexa juridiska avtal. Vissa dokument utarbetas av anställda och företagsägare, medan andra utarbetas av yrkesverksamma utanför företaget, såsom revisorer och advokater. Eftersom dokument ger bevis på en organisations affärer och kan hänvisas till i många år framöver är det viktigt att de är välskrivna.

E-post och memorandum

Medarbetare använder vanligtvis e-post för att förmedla information till varandra. Innan e-postmeddelandet blev vanligt användes memorandum för intraoffice-meddelanden. Memos används fortfarande i situationer där ett meddelande är tänkt att åtfölja en viss fil och i fall som kräver mer integritet än ett e-postmeddelande.

Både ett memo och ett e-postmeddelande identifierar avsändaren och mottagaren och innehåller en ämnesrad. Texten är formaterad i ett eller flera stycken.

Affärsbrev för extern kommunikation

Affärsbrev används för att kommunicera med individer utanför kontoret. Mottagarna kan inkludera kunder, kollegor i andra företag, tjänsteleverantörer, yrkesverksamma som ger råd till verksamheten, myndigheter och arbetssökande. Ett företagsbrev formateras vanligtvis i blockstil, där alla element i brevet, utom brevhuvudet, är inriktade med vänster marginal.

Det kan mailas eller levereras via post. Om ett brev skickas i ett e-postmeddelande innehåller avsändaren sitt namn, jobbtitel och kontaktinformation längst ner i e-postmeddelandet.

Affärsrapporter för förmedling av information

Affärsrapporter förmedlar information i ett format som är mer formellt och vanligtvis längre än ett brev. Rapporterna täcker en mängd olika ämnen, såsom säkerhetsöverensstämmelse, försäljningssiffror, finansiella data, genomförbarhetsstudier och marknadsföringsplaner. De kan innehålla statistik, diagram, grafer, bilder, fallstudier och undersökningsresultat. Vissa rapporter publiceras till förmån för investerare. Om en rapport är periodisk, till exempel en månatlig försäljningsrapport, används en mall för att underlätta jämförelsen med tidigare rapporter.

Transaktionsdokument för att göra affärer med kunder

Ett företag använder dokument för att göra affärer med sina kunder. För att spara tid kan dessa dokument formateras som ett formulär, till exempel ett beställningsformulär, sändningssida, faktura eller kvitto. De typer av transaktionsdokument som används varierar något beroende på ett företags karaktär. En försäkringsagent genererar till exempel försäkringsansökningar och försäkringar, medan en långivare använder låneansökningar och inteckningshandlingar.

På vissa områden ingår företag och avtal med andra; dessa dokument kan utarbetas av företagets advokat.

Finansiella dokument för att hantera verksamheten

Ett företag använder finansiella dokument för att hålla sig inom sin budget, förbereda budgetförslag och lämna in skattedeklarationer. Dessa dokument inkluderar kvittoposter, lönerapporter, betalda räkningar, kontoutdrag, resultaträkningar, balansräkningar och skatterapporteringsformulär. Dessa dokument kan utarbetas av företagets revisor.

En företagsägare använder dessa dokument för att fastställa företagets ekonomiska framgång och för att identifiera områden som är oproduktiva. En avdelningschef kan använda ekonomiska dokument för att förbereda ett budgetförslag.