Skillnaden mellan en rekvisition och en inköpsorder

Det kan vara svårt att övertyga dina anställda att fylla i extra pappersarbete när de behöver material eller förnödenheter, men att sätta in ett upphandlingssystem hjälper till att kontrollera kostnaderna och skapa ett pappersspår när du försöker granska dina finansiella konton. Inköpsrekvisitioner och inköpsorder är viktiga dokument i processen för att skaffa varor som ditt företag behöver för att driva, vilket standardiserar processen för beställning internt och externt.

Dricks

En inköpsrekvisition är ett formulär som en intern avdelning i ditt företag, till exempel postrummet, skickar in till ditt företags inköpsavdelning med objekt som den vill att inköpsavdelningen ska beställa från en extern leverantör. När inköpsavdelningen i ett företag har godkänt inköpsrekvisitionen utfärdar den en inköpsorder till den externa leverantören av de begärda varorna och initierar försäljningstransaktionen.

Skicka en inköpsrekvisition

En inköpsrekvisition är ett formulär som en intern avdelning i ditt företag, till exempel postrummet, skickar in till ditt företags inköpsavdelning med objekt som den vill att inköpsavdelningen ska beställa från en extern leverantör. Även om enskilda blanketter varierar beroende på företag kräver inköpskrav i allmänhet specifik information, inklusive namnet på den avdelning som begär varorna, det exakta antalet begärda artiklar, en allmän beskrivning av varorna, det lagliga namnet på den vanliga externa leverantören och det förväntade priset av köpet. En inköpsrekvisition antingen godkänns eller nekas av inköpsavdelningen.

När krävs rekvisitioner?

För små inköp är det ofta vanligt för interna avdelningar att köpa varor direkt från återförsäljare med ett företagskreditkort och helt hoppa över processen att rekvirera inköpsavdelningen. Vanligtvis kräver företag en inköpsrekvisition när ett föreslaget köp överstiger ett visst belopp. Till exempel kräver Tufts University en rekvisitionsorder för de flesta inköp över 2000 dollar. Andra företag kräver rekvisitionsorder för mycket mindre inköp

Utfärdar inköpsorder

När inköpsavdelningen i ett företag har godkänt inköpsrekvisitionen utfärdar den en inköpsorder till den externa leverantören av de begärda varorna och initierar försäljningstransaktionen. Inköpsorder bör innehålla viss information, såsom namnet på inköpskontoret, de varor som köps, leveransadressen, betalningsvillkoren, faktureringsinstruktionerna och inköpsordernumret. För att hjälpa till med bokföring har inköpsorder vanligtvis samma nummer som tillhörande inköpsrekvisition. När den externa säljaren accepterar inköpsordern blir det ett bindande avtal för både köpare och säljare.

Inköpsorder för interna transaktioner

En inköpsrekvisition är ett internt dokument som skickas från en avdelning till en annan där företaget köper varor från en extern leverantör. Vanligtvis är en inköpsorder ett externt dokument som går till en extern part som en del av en försäljningstransaktion. Det kan dock också användas internt. Ibland vill en avdelning i ett företag köpa utrustning eller material från en annan avdelning; i sådana fall kräver många företag inköpsavdelningen att skicka en interdepartemental inköpsorder.

Interdepartementala inköpsorder kan vara till hjälp för finans- eller redovisningskontoret i stora företag där avdelningar har separata driftsbudgetar.