Funktionerna i ett informationshanteringssystem

Ett informationshanteringssystem samlar in och hanterar data som lagras i olika format och gör det tillgängligt för de människor som behöver det. Ofta behöver ett litet företag bara hantera kontordokument och kalkylark och göra dem tillgängliga för anställda. Andra kan behöva samla in och hantera detaljerad information om kunddata. Ytterligare andra informationshanteringssystem gör data tillgängliga för stora organisationer eller till och med allmänheten i stort via en webbplats.

Oavsett organisationens krav bör ett bra informationshanteringssystem kunna samla in och lagra och hantera data i de format du behöver och leverera information efter behov på lämpliga plattformar till de människor som behöver det.

Förstå informationshanteringssystem

Snarare än ett enda mjukvarupaket, tänk på ett informationshanteringssystem som ett system för regler som fastställs av ditt företag för att bestämma hur anställda samlar in, lagrar och får tillgång till information. Om ditt företag för närvarande använder många olika produkter som inte kommunicerar med varandra kan du behöva hjälp av en expert, som en mervärdeåterförsäljare, för att integrera dina data innan du kan sätta in ett informationshanteringssystem.

Information måste samlas in och lagras

De flesta företag har information i en mängd olika format lagrade på mer än ett ställe. Vissa filer kan lagras på en företagsserver, medan andra lagras lokalt på stationära och bärbara datorer, medan andra lagras i molnet med tjänster som Google Drive eller Microsoft OneDrive. Specialiserade verktyg, som CRM-programvara (Client Relationship Management) eller programvara för lagerhantering, kan hålla information oberoende av dessa andra system.

Ett informationshanteringssystem centraliserar informationen så att den inte dupliceras på olika platser eller i olika format, vilket ofta leder till att lite olika versioner av dokument är tillgängliga för olika människor vid olika tidpunkter.

Exempel : Om du har ett CRM-program bör all klientinformation lagras där och inte dupliceras på andra ställen. Dokument och kalkylark bör finnas antingen på företagsservern eller i en molnlösning, där de är tillgängliga för alla, säkerhetskopierade och säkrade.

Information måste vara hanterbar

Chefer bör ha tillgång till all företagsinformation som krävs av deras avdelningar. De bör kunna godkänna eller neka ändringar av aktuella dokument samt skapandet av nya dokument. Data ska säkerhetskopieras så att om en fil raderas eller äventyras kan den återställas. Dataåtkomst bör också begränsas så att endast de som behöver det kan använda den.

Exempel: Om en anställd gör en ändring av ett standardbrev som skickas till kunderna kan chefen granska och godkänna ändringen eller återställa dokumentet till en tidigare version. Detta är en standardfunktion i system som Google Drive, OneDrive och Microsoft SharePoint, där dokumentägarna kan godkänna eller neka ändringar samt begränsa redigeringsförmågan och möjligheten att få tillgång till information till specifika personer.

Information måste vara tillgänglig

För vissa småföretag är det bara att ha information tillgänglig på företagets datorer. Men idag kräver fler och fler företag att information ska vara tillgänglig utanför webbplatsen, liksom på surfplattor och smartphones. Detta kan uppnås genom att göra informationen tillgänglig via en säker webbserver och i många fall via en mobilapp.

Exempel: Med Microsoft Sharepoint kan du skapa en företagsportalwebbplats som endast används av anställda. Chefer kan ställa in arbetsflöden för projekt för att säkerställa att alla bidrar när det behövs. Chefer kan också ställa godkännandekrav för sidor som publiceras på företagsportalen och ställa behörigheter för specifika anställda eller grupper för att säkerställa att ändringar endast görs av personer som är auktoriserade att göra det. Alla kan komma åt informationen via en webbläsare eller via SharePoint-appen på sina surfplattor och smartphones.