Hur man planerar en bandkapningsceremoni för ett litet företag

Glöm inte jätte saxen

Bandskärningsceremonier är lite som bröllop. Oavsett hur hårt du försöker, händer det alltid något i sista minuten som kastar planerarna i en yr. Någon glömde att skicka en bunt med inbjudningar. Flyers tillkännagav evenemanget för torsdagen men gav fel datum.

Catering anländer sent och räkor är fortfarande frysta. Ribbon sticklingar, som bröllop, är tidsinställda för att ha det "Ta Da!" ögonblick. Ta hand om de viktiga detaljerna för att se till att din "Ta Da!" ögonblick är en lycklig.

När ska man ha en bandkapningsceremoni

Inte alla tillfällen är lämpliga för en bandkapningsceremoni. Du måste ha något nytt och STOR att visa upp: ett helt nytt företag, nya grävningar, en stor ombyggnad för att tillgodose tillväxt eller ett exempel på de nya tjänsterna du kommer att erbjuda. När du vill väcka uppmärksamhet på ett stort sätt gör en bandskärningsceremoni ett stort stänk utan att behöva spendera en enorm summa pengar.

Välj datum och tid

Ge dig själv en månad för att planera ceremonin och gå på kalendrarna för de människor du vill delta. Om ditt nya utrymme fortfarande är färdigt, vänta tills du är säker på när det nya utrymmet verkligen kommer att vara klart innan du planerar att klippa bandet. Ta inte entreprenörens ord för det. Många saker är utom hans kontroll, inklusive när hans leverantörer faktiskt kommer att leverera.

Kontrollera med din handelskammare och med alla tjänstemän du vill delta innan du slutför datumet. Att ha dem närvarande får ditt företag och dina nyheter att se viktigare ut. Se till att inget annat händer den dagen i staden, för det kan dra deltagarna från ditt evenemang eller så kan det ta upp alla parkeringsplatser så att människor inte kan komma till ditt evenemang.

Fråga din handelskammare vilken tid de rekommenderar. Håll inte ceremonin för sent på dagen, när solnedgången kommer att göra det svårare att ta bra fotografier. En timme före middagstid eller en timme efter middagstid gör det möjligt för människor att ta en längre lunch. Klockan 15 kommer många affärsmän att kunna bryta sig loss, delta i din ceremoni och kan också försöka komma hem tidigt.

Sprid ordet

Gör en lista över alla du vill delta. Ring borgmästaren, landskommissionärerna och andra dignitarier för att komma på sina kalendrar och låt dem veta för att förvänta sig en formell inbjudan. Följ upp med e-postmeddelanden till dem och även till dina vänner och nära affärspartners. Be dem också sprida ordet.

Ring det lokala mediet med din information och be dem täcka din ceremoni. Följ upp med e-postmeddelanden som upprepar informationen.

Lägg upp händelsen på sociala medier och fortsätt att uppdatera sidan när händelsen närmar sig. Ändra dina inlägg för att göra dem intressanta och för att folk ska komma tillbaka. Meddela din närvaro på sociala medier i ditt företags nyhetsbrev och e-postmeddelanden.

Hitta den stora saxen

Inte skojar! Fråga din kammare om de har den ceremoniella stora saxen och något jätteband. Många kammare har dessa till hands och kommer att föra dem till evenemang, såsom sticklingar och banbrytande ceremonier. Om din kammare inte har en stor sax och ett jätteband, kolla med lokala och online-partytillförselbutiker.

Visst, andra saxar kommer att klippa bandet bara bra, men inga andra saxar säger "STORA NYHETER!" på bilder som den jätte, ceremoniella saxen som skär ljusa, breda band. Om du måste köpa dem själv får du tillbaka värdet och mer i goodwill när du lånar ut saxen till andra under kommande år.

Förbered inbjudningar och flygblad

För dina inbjudningar och flygblad behöver du följande information:

  • VEM : Ditt företagsnamn

  • VAD / VARFÖR : Bandskärningsceremoni för vår _ ___ (ny byggnad, ny plats etc.)

  • NÄR : Veckodag , datum och tid (dvs. torsdag 19 juli 20__)

  • VAR : Adress för evenemanget

  • SVAR : Telefonnummer (och namnge vid behov dvs. "Ring Marion på (xxx) xxx-xxxx ext. X")

  • Förfriskningar serveras

Människor som är på staketet om att komma eller som har flera inbjudningar samtidigt kommer ofta till din - om du serverar mat. Observera på inbjudan något som indikerar att mat bättre än potatischips och punch kommer att serveras om du händer evenemanget. Du kan till exempel skriva: "Blandade aptitretare från Le Chef kommer att serveras."

Skicka inbjudningar, posta flygblad

Be lokala tryckerier om idéer och be om bud på inbjudningar och flygblad som du kommer att publicera runt i stan. Tryckerierna ska kunna visa dig exempel på vad de har gjort tidigare. Kopiera inte någon annans exakt; be istället om deras expertis när det gäller att ändra ordalydelse och färger. Eller designa det själv, skriv hela kopian och jämföra tryckeribud och datum när de kan ha dem redo för dig.

Ja, du kan få utskrifterna billigare online eller i en stor kontorsvaruaffär. Men genom att stödja lokala leverantörer kommer de att stödja dig och hänvisa kunder till dig i framtiden.

Inkludera en returadress på dina kuvert så att du vet om någon inte levereras. Skicka flygblad runt staden, släpp av med media och be anställda / vänner att distribuera dem.

Planera ceremonin

Gör en checklista över vad du vill ska hända vid din ceremoni:

  • Emcee / Host - Någon från ditt företag eller en stad "kändis"? Emcee introducerar högtalare och håller händelsen i rörelse

  • Högtalare - Vem kommer att prata om dina nyheter, ge en kort sammanfattning och tack? Högst 2 högtalare, 2-3 minuter vardera

  • Ribbon Cutter / Holders - Bör vara ägare, partner, etc., flankerad av handelskammaren och andra VIP, kanske familjen

  • Underhållning / Demo / Guider - Musik, trollkarl, demo av en ny produkt? Människor stationerade i varje rum för att förklara vad som är nytt?
  • Mat - Välj och boka catering. Maten ska vara enkel och lätt att äta.

  • Fotograf - Hyr din egen fotograf så att du inte är beroende av media.

Låt dina schemalagda högtalare hålla sina tal innan bandet skärs, eftersom publiken vanligtvis löser sig direkt efter. Planeringsdetaljer i förväg minskar också förvirring vid evenemanget. Planera att hålla hela evenemanget mellan en och två timmar långt.

Skicka påminnelsemail en vecka före ceremonin. Dagen innan kontaktar du kammaren och lokala medier för att se till att någon kommer att delta.