Betydelsen av informationssystem i en organisation

För att få maximal nytta av ditt företags informationssystem måste du utnyttja all dess kapacitet. Informationssystem får sin betydelse genom att bearbeta data från företagets ingångar för att generera information som är användbar för att hantera din verksamhet. För att öka informationssystemets effektivitet kan du antingen lägga till mer data för att göra informationen mer exakt eller använda informationen på nya sätt.

Företagskommunikationssystem

En del av ledningen är att samla in och distribuera information, och informationssystem kan göra denna process mer effektiv genom att låta chefer kommunicera snabbt. E-post är snabbt och effektivt, men chefer kan använda informationssystem ännu mer effektivt genom att lagra dokument i mappar som de delar med de anställda som behöver informationen. Denna typ av kommunikation låter anställda samarbeta på ett systematiskt sätt.

Varje anställd kan kommunicera ytterligare information genom att göra ändringar som systemet spårar. Chefen samlar in ingångarna och skickar det nyligen reviderade dokumentet till sin målgrupp.

Affärsverksamhetsledning

Hur du hanterar ditt företags verksamhet beror på vilken information du har. Informationssystem kan erbjuda mer fullständig och nyare information, så att du kan driva ditt företag mer effektivt. Du kan använda informationssystem för att få en kostnadsfördel jämfört med konkurrenterna eller för att skilja dig genom att erbjuda bättre kundservice. Försäljningsdata ger dig insikter om vad kunder köper och låter dig lagra eller producera artiklar som säljer bra. Med vägledning från informationssystemet kan du effektivisera din verksamhet.

Företagets beslutsfattande

Företagsinformationssystemet kan hjälpa dig att fatta bättre beslut genom att leverera all information du behöver och genom att modellera resultaten av dina beslut. Ett beslut handlar om att välja en handlingsväg från flera alternativ och utföra motsvarande uppgifter. När du har korrekt och uppdaterad information kan du göra valet med tillförsikt.

Om mer än ett val ser tilltalande ut kan du använda informationssystemet för att köra olika scenarier. För varje möjlighet kan systemet beräkna nyckelindikatorer som försäljning, kostnader och vinster för att hjälpa dig att avgöra vilket alternativ som ger det mest fördelaktiga resultatet.

Företagsbokföring

Ditt företag behöver register över sina aktiviteter för ekonomiska och reglerande ändamål samt för att hitta orsakerna till problem och vidta korrigerande åtgärder. Informationssystemet lagrar dokument och revisionshistorik, kommunikationsposter och operativa data. Tricket för att utnyttja denna inspelningsförmåga är att organisera data och använda systemet för att bearbeta och presentera det som användbar historisk information. Du kan använda sådan information för att förbereda kostnadsberäkningar och prognoser och för att analysera hur dina handlingar påverkade nyckelindikatorerna.