Hur man adresserar en grupp i e-post

Att adressera en grupp personer via e-post kräver lite planering i förväg. Som ägare av ett litet företag måste du ta hänsyn till dina mottagares integritet, lagarna som reglerar kommersiell e-post, etiketten som krävs för vem som adresseras och hur du skriver till dem. Om du planerar att skicka framtida e-postmeddelanden till samma grupp kan du ställa in en grupplista i de flesta klienter som Microsoft Outlook som ska användas som en distributionslista.

Till, CC eller BCC

1

Tänk dig att du befinner dig i ett rum med alla som kommer att få ditt grupp-e-postmeddelande. Tänk på deras förhållande till dig, varandra och deras insatser i den information du skickar.

2

Placera ditt eget namn i "Till" -fältet och placera namnen på gruppmedlemmarna i fältet "BCC" (Blind Carbon Copy) om dessa individer inte redan känner till varandra. All information som anges i BCC-fältet undertrycks, så ingen ser några namn eller e-postadresser utom din. Detta är till exempel lämpligt om du skickar ett e-postmeddelande till alla dina kunder. Kom ihåg att sekretess trumfar alla andra e-etiketter.

3

Infoga namnen på alla du adresserar direkt i fältet "Till". Detta är till exempel lämpligt om du skickar ett meddelande till alla dina anställda om en förändring av kontorstid. Att se deras namn i fältet "Till" informerar dessa anställda om att e-postmeddelandet riktas till var och en av dem.

4

Ange namnen på någon som inte direkt adresseras i ditt meddelande men som ska informeras om meddelandet i fältet "CC". Om du till exempel skickar ett meddelande till en klient och vill att säljaren ska hållas i slingan, sätter du in säljarens namn i CC-fältet.

5

Använd BCC-fältet med diskretion när du har inkluderat andra i fältet Till eller CC. Detta kan vara lämpligt, till exempel om du skickar ett meddelande till en kund och en leverantör eller affärspartner har bett att få information utan att kunden vet det.

Adressering av mottagarna

1

Använd en generell hälsning i första raden i e-postmeddelandet, till exempel "Hälsningar" eller "God dag" när du adresserar flera mottagare. Om alla mottagare har samma relation till dig, adressera dem lika - till exempel "Kära värderade kunder" eller "Uppmärksamma anställda." Detta är en viktig ledtråd för mottagarna att detta är ett gruppmeddelande som skickas till flera individer.

2

Adressera personen i "Till" -fältet med namn om det bara finns en person i detta fält och andra skickas kolkopior. Detta informerar personen om att e-postmeddelandet är riktat till henne, medan alla andra omedelbart kommer att veta att de får kol exemplar.

3

Skriv meddelandet i en stil som passar den person eller de personer som adresseras, som om du talade till dem offentligt framför de andra.

4

Skriv under e-postmeddelandet som normalt för kommunikation mellan kontor. Om någon av mottagarna befinner sig utanför din arbetsplats, använd ditt fullständiga namn och företagsnamn, samt din adress och telefonnummer. Tänk på att CAN-SPAM-lagen gäller alla kommersiella e-postmeddelanden som skickas utanför ditt företag.

Skapa en kontaktgrupp i Microsoft Outlook

1

Starta Microsoft Outlook och välj "Ny kontaktgrupp" i avsnittet "Ny" på fliken Start.

2

Skriv ett namn för gruppen i fältet "Namn". Välj "Lägg till medlemmar" i gruppen "Medlemmar" på fliken Kontaktgrupp.

3

Välj "Från Outlook-kontakter", "Från adressboken" eller "Ny e-post" -kontakt efter önskemål. För att lägga till en ny e-postkontakt kan du skriva informationen i dialogrutan "Lägg till ny medlem". För de andra metoderna väljer du helt enkelt namnen i listan.

4

Skriv namnet på gruppen i fältet "Till", "CC" eller "BCC" i ditt e-postmeddelande.