Så här infogar du en bilaga i ett Excel-kalkylblad

När du sätter in filer i en Excel (fil, till exempel en PDF-fil, Word-dokument eller ett e-postmeddelande, kan du komma åt den lättare under ett möte eller dela mer omfattande information när du skickar kalkylarket till en medarbetare. När du bifoga ett objekt på det här sättet kan du lägga till allt innehåll i en befintlig fil, inkludera en klickbar ikon som är länkad till filen eller skapa en helt ny fil och sedan bädda in den i ditt Excel-kalkylblad.

Anledningar till att bifoga en fil

Du kan infoga Word-dokument i Excel- filer eller bifoga nästan vilken som helst form av media. Processen är enkel och tjänar flera syften. I många fall är att infoga en fil ett bekvämt sätt att konsolidera relevant information i ett enda dokument.

Du kan till exempel ha ett kalkylark med försäljningskontakter men du har också ett Word-dokument med omfattande anteckningar för vissa enskilda kontakter i kalkylbladet. Du kan också ha PDF-filer med fakturor och kontrakt i förhållande till vissa kontakter också. I stället för att skapa en separat fil för varje kontakt eller vara värd för denna information separat kan du lägga till en bilaga för snabb åtkomst.

En annan vanlig orsak är att komma åt externa dokument och element för en presentation. Under presentationen kan du snabbt hämta andra dokument och element för presentationen. Dessa yttre element kommer att öppnas och du kan fortsätta köra presentationen sömlöst.

Bilagor måste vara på samma dator

Du kan bädda in en PowerPoint-presentation för att studsa ut ur Excel efter att ha delat data i en arbetsbok. Du kan också en ttach filer i Excel med annan grafik. En sak att notera är att bilagorna bara hämtas om filen finns på samma dator eller på en server som är tillgänglig under presentationen.

Om du använder Excel-arket på en annan enhet medan du presenterar, se till att de externa filerna också finns på enheten.

Bifoga en befintlig fil

Att bifoga själva filen är enkelt. Klicka inuti cellen i kalkylbladet där du vill infoga objektet. Välj fliken Infoga . Klicka på Objekt i textgruppen för att öppna dialogrutan Objekt. Välj fliken Skapa från fil . Klicka på knappen Bläddra och leta reda på filen du vill bifoga. Klicka på filen för att markera den och klicka på knappen Infoga .

Vid den här tiden har du filen klar men måste bestämma hur du kommer åt filen. Markera kryssrutan Länk till fil om du vill bädda in innehållet i filen i kalkylbladet. Markera kryssrutan Skapa ikon för att infoga en ikon som länkar till filen. Välj OK för att slutföra processen och bifoga filen.

Skapa och bifoga en ny fil

Klicka inuti cellen i kalkylbladet där du vill infoga objektet. Välj fliken Infoga och klicka sedan på Objekt i textgruppen för att öppna dialogrutan Objekt.

Klicka på fliken Skapa ny och öppna en ny fil. Välj den typ av objekt som du vill bifoga från Object Type rutan. Markera kryssrutan Skapa ikon för att infoga en ikon som länkar till filen. Klicka på OK för att slutföra och lägga till ikonen i dokumentet.

Beroende på vilken typ av objekt du väljer öppnas antingen ett programfönster eller ett redigeringsfönster i Excel. Skapa den nya filen du vill infoga. Stäng det nya programfönstret eller klicka tillbaka i Excel-fönstret för att bifoga den nya filen.

Spara kalkylbladet innan du stänger Excel. Dina ändringar sparas inte permanent förrän du uppdaterar dokumentet.