Hur man skiljer text från siffror i Excel

Ibland är det inte möjligt att separera data själv innan du lägger in det i ett Excel-kalkylblad. Informationen från gamla datafiler hamnar ofta i en enda cell. Detsamma kan hända om du försöker kopiera information från en PDF-fil. Lyckligtvis behöver du inte separera informationen ensam. Du kan separera siffror från text i Excel, förutsatt att du anger vad som ska separeras.

  1. Öppna Excel

  2. Öppna Excel-filen som innehåller förvrängda data. Ta en titt för att se var data har placerats. Långa strängar av data kan tyckas uppta en hel rad, men de är ofta bara i en enda cell. Till exempel, om data finns i första raden, klicka på den andra cellen och titta på formelfältet ovanför kalkylbladet, om det är ett tomt fält, är den cellen tom.

  3. Välj datakolumn

  4. Välj den första kolumnen som innehåller data som du vill dela upp i kolumner. Excels guiden Konvertera text till kolumner fungerar bara på en kolumn åt gången. Om uppgifterna finns i den första kolumnen, till exempel, klicka på bokstaven "A" ovanför kolumnen för att välja hela kolumnen.

  5. Öppna guiden Konvertera text till kolumner

  6. Klicka på menyn "Data" och klicka sedan på ikonen "Text till kolumner", som finns i avsnittet Dataverktyg i databandet. Ett dialogfönster öppnas.

  7. I de flesta fall separeras bitar av data som du vill konvertera till kolumner med komma, flikar eller annan skiljetecken. Välj i så fall alternativet "Avgränsad". Om dataklumparna är små och är åtskilda av mellanslag väljer du "Fast bredd". Observera att om du väljer Fast bredd kommer varje ord efter ett mellanslag att placeras i sin egen kolumn. När du klickar på "Nästa" visas en förhandsgranskning som visar hur kalkylarket kommer att se ut när du är klar. Om du inte gillar det du ser kan du anpassa det eller klicka på knappen "Tillbaka" för att välja ett annat alternativ.

  8. Observera att du kanske vill inkludera extra mellanslag i Excel så att data inte skriver över befintliga data när text och siffror skrivs över.

Använda konvertering av fast bredd

Konvertering med fast bredd är bäst för små bitar av data som alla är åtskilda av mellanslag, utan mellanrum mellan ord eller siffror. Till exempel innehåller "32 apelsiner 52 äpplen" fyra bitar av data åtskilda av mellanslag, så det kommer att visas i fyra kolumner. Men "32 apelsiner och äpplen" visas också i fyra kolumner. Om du vill ha "apelsiner och äpplen" i en kolumn kanske du vill dra linjen så att den blir en cell. Om två eller flera datadelar finns i samma kolumn kan du dela celler när konverteringen är klar.

I förhandsgranskningsområdet kan du justera kolumnavgränsarna manuellt genom att klicka på förhandsgranskningen. Om du drar en rad flyttas den medan du dubbelklickar på den raderar raden. För att lägga till en rad, klicka på förhandsgranskningen där du vill att den ska visas.

Använda avgränsad datakonvertering

Även när texten är åtskilda av mellanslag är alternativet Avgränsat vanligtvis bäst att använda, eftersom det ger dig fler sätt att separera data.

Ange först vad som skiljer dataklumparna. Dessa kan innehålla flikar, semikolon, komma, mellanslag eller så kan du skriva något annat tecken i det tillgängliga fältet. Du kan välja så många av dessa alternativ som behövs.

Använda en textkvalificering i avgränsade data

Ofta placeras texten i citattecken eller apostrofer. Om så är fallet kan du välja antingen som textkvalificering. Databitar inom något av dessa skiljetecken placeras i en enda kolumn, även om det finns mellanslag eller en annan avgränsare i texten.

Om du till exempel har ett mellanslag och ett kommatecken som en avskedare men har bitar av text inuti citattecken, som "äpplen, apelsiner och persikor", kommer "äpplen, apelsiner och persikor" att hållas i en kolumn i stället för att använda citattecken. varje ord i sin egen kolumn.

Arbeta med konsekutiva avskaffare

Om du har valt mer än en avgränsare kan du ange om en efterföljare ska hoppas över eller inte genom att klicka på alternativet "Behandla efterföljande avskaffare som en". Till exempel, om både kommatecken och mellanslag väljs, utan att detta alternativ är aktiverat, får något mellanslag efter ett komma en egen kolumn. Om du behandlar på varandra följande deliminatorer som en, ignorerar Excel mellanslag efter varje komma.

Formatera målkolumner

Både omvandlingsalternativen Begränsad och Fast bredd ger dig möjlighet att formatera varje kolumn innan du konverterar data. Alternativen inkluderar Allmänt, Text och Datumformatering. Du kan också hoppa över kolumner genom att markera dem och sedan klicka på alternativet "Importera inte".

Knappen Avancerat ger dig möjlighet att ange hur decimaler och tusentals separeras när kolumnen innehåller siffror. Standardinställningen använder amerikanska standarder, men du kan använda kommatecken för att separera decimaler eller mellanslag för att separera tusentals.