Vad är definitionen av beställningssystem?

Orderhanteringssystem, i en eller annan form, har varit en del av att göra affärer i åldrar och har utvecklats tillsammans med teknik för att tillhandahålla kraftfulla medel för att fånga, spåra och frakta kundernas beställningar. Avancerade orderhanteringssystem kan spänna över flera kontinenter för att spåra och underlätta internationella beställningar, leveranser och returer för ett brett spektrum av produktlinjer och konsumentsegment.

Definition av beställningssystem

Ett orderhanteringssystem registrerar orderdata från kundtjänstmedarbetare eller från kunder direkt, lagrar data i en central databas och skickar orderinformation till redovisnings- och fraktavdelningen, om tillämpligt. Orderhanteringssystem tillhandahåller spårningsdata om order och lager för varje steg på vägen.

Kundnöjdhet är nyckeln till långsiktig framgång i affärer, och att uppfylla kundorder på ett tillförlitligt och exakt sätt är nyckeln till kundnöjdhet. Orderhanteringssystem hjälper till att säkerställa att alla dina kunders beställningar fylls i tid, eftersom automatiserade system kan minska fel i orderhantering. Detta kan förbättra kundupplevelsen och maximera ditt företags lönsamhet. Det kan också förbättra din kostnadseffektivitet på lager, säger ShipBob.

Typer av orderhanteringssystem

Traditionella beställningssystem är helt manuella och använder handskrivna anteckningar med manuella arkivsystem och påminnelser. I ett skoproduktionsföretag för en person kan till exempel innehavaren skriva beställningar för hand personligen på ett orderloggblad. Han kan ta med sig arket för att göra beställningar och sedan ta med det tillbaka till butiken med den slutförda beställningen för att hålla reda på vem kunden var. Dessa kan lätt leda till många misstag och utbrändhet hos anställda, säger Shopify.

Moderna beställningssystem är till stor del tekniska till sin natur. En designerhattbutik med försäljningsställen i flera länder, till exempel, kommer sannolikt att acceptera beställningar online, där de fångas upp av ett specialiserat programvarupaket för orderhantering och skickas automatiskt till en tredje parts tillverkare i ett annat land. Tillverkaren kan sedan bifoga beställningsarket till produkten när den skickas till hattbutiken, eller så kan den leverera hatten direkt till kunden med hjälp av fraktinformation från systemet.

Systemfördelar

Att ha ett stabilt orderhanteringssystem skapar en vinn-vinn-situation för företag och deras kunder. Kunderna upplever mer pålitliga leveranser och korrekt orderuppfyllelse. Företag kan maximera sin lönsamhet genom att inte felplacera eller felläsa order, för att inte tala om den långsiktiga intäktsökningen som kommer från att konsekvent tillfredsställa kunder.

Systemets nackdelar

Högteknologiska orderbehandlingssystem kan vara kostsamma att implementera och underhålla, vilket eventuellt kräver ytterligare personal inom informationsteknologin för att säkerställa att systemet alltid fungerar smidigt. Tekniska lösningar är i allmänhet praktiska, eftersom ett stort antal processer förekommer i bakgrunden av programvara, vilket inte kräver någon input från de anställda. På grund av detta kan det dock vara mycket svårare att spåra problem i teknologidrivna system än med enklare manuella system där en anställd personligen kan komma ihåg varje steg i processen.

Överväganden vid orderhantering

Orderhanteringssystem kan använda både de nya och gamla processerna och blanda traditionella manuella metoder med tekniska lösningar. En grossist kan till exempel ha säljare som manuellt skriver ner orderinformation och sedan matar in informationen i ett datorprogram som automatiskt vidarebefordrar informationen till förpacknings- och fraktavdelningarna.