Hur man skapar e-postmappar för specifika personer i Outlook

Som standard går alla e-postmeddelanden som du får via Microsoft Outlook automatiskt till din huvudinkorg. Det är dock ofta användbart att organisera meddelanden i mappar baserat på vem som skickade dem. Du kan göra detta för att automatiskt markera e-postmeddelanden från en viktig leverantör eller kund eller för att separera e-postmeddelanden från en e-postlista. Oavsett orsaken kan du enkelt skapa en regel i Outlook för att automatiskt placera vissa e-postmeddelanden i vissa mappar.

Skapa en mapp i Outlook

Outlook låter dig skapa mappar för att organisera din e-post efter eget val. Dessa är förutom standardmappar som din inkorg, utkorg, skickad mapp och utkastmapp.

För att lägga till en mapp, högerklicka i din mapplista och klicka på "Lägg till mapp." Skriv ett namn på mappen och tryck på Enter.

Du kan dra meddelanden mellan mappar för att organisera dem för hand eller ställa in Outlook-filterregler för att skicka dem till den mapp du vill ha baserat på olika egenskaper.

Ställ in Outlook-e-postregler

Du kan skapa en regel i Outlook för att ange hur en viss uppsättning e-post bearbetas.

För att göra det, högerklicka på ett meddelande med den egenskap du är intresserad av och klicka sedan på "Regler". Du blir tillfrågad om du vill skapa en regel baserad på vem som har skickat och fått e-postmeddelandet. Om du gör det, klicka på det alternativet. Klicka på "Skapa regel" om du vill se fler alternativ, som regler baserade på domänen, till exempel example.com, som skickade e-postmeddelandet eller innehållet i ämnesraden.

Då blir du tillfrågad vad du vill att Outlook ska göra med e-postmeddelanden som matchar reglerna. Klicka på rutan "Flytta objekt till mapp " och välj en mapp om du vill placera e-post som matchar den regeluppsättningen i en viss mapp. Klicka på "OK" för att spara regeln.

Du blir tillfrågad om du vill köra regeln på redan mottagna meddelanden. Om du gör det klickar du på "OK".

Kör regler för befintlig post

Om du vill köra en regel på befintliga meddelanden efter att du har skapat den, låter Outlook dig göra det. Klicka först på fliken Arkiv. Klicka på "Hantera regler och varningar " och klicka på "Kör regler nu" under "E-postregler" .

Markera rutan bredvid varje regel som du vill tillämpa. Välj de mappar du vill tillämpa reglerna med väljaren "Kör i mapp" . Under " Tillämpa regler på" väljer du om du vill tillämpa reglerna på alla meddelanden eller bara för lästa eller olästa meddelanden. Klicka på "Kör nu" för att köra regeln.

Ta bort en befintlig regel

Du kan ändra dig om en av dina e-postfilterregler. Om det händer kan du radera det.

Klicka på fliken "Arkiv" och klicka sedan på "Hantera regler och varningar." Välj den regel du vill ta bort under "E-postregler" . Klicka på knappen "Ta bort". När du uppmanas att klicka på "OK" för att bekräfta att du vill ta bort regeln.

Befintlig e-post som redan behandlats av regeln påverkas inte.

Testa dina e-postregler

Det är en bra idé att testa en e-postregel när du skapar den för att se till att den fungerar korrekt. Du kan göra detta genom att tillämpa regeln på befintliga meddelanden när du uppmanas att göra det eller genom att vänta på ett e-postmeddelande som matchar regeln.

Om regeln gäller vem som skickar ett meddelande kan du vänta tills personen skickar ett meddelande eller, om det är en kollega eller vän, be dem skicka ett testmeddelande till dig. Kontrollera om meddelandet dirigeras till den speciella mappen eller till din vanliga inkorg. Om meddelandet inte går till rätt plats kan du försöka ta bort regeln och försöka skapa den igen.