Exempel på mötesprotokoll

Mötesprotokoll är inte bara ett fuskark av vad som sagts vid förra veckans personalmöte. Protokoll kan vara formella juridiska dokument som representerar den officiella åtgärden från ett företags styrelse eller en regeringsenhets ledning. Eftersom protokoll är det officiella dokumentet för affärsverksamhet och regering, lönar det sig att utveckla dem effektivt. Om du handskrivar anteckningar på papper kan det hjälpa om du har ett förtryckt formulär så att du kan placera lämplig information där det går. Du kan också skapa ett datorformulär om du tar med din bärbara dator eller elektroniska anteckningsbok att använda under mötet.

Rubrikinformation

Protokollet innehåller en rubrik över datum och plats för mötet. Rubriken registrerar vem som var närvarande och vem som hade en ursäktad frånvaro, och den identifierar vanligtvis den person som fungerade som mötesordförande och inspelningssekreterare. Möten som sker samtidigt på flera platser - till exempel genom videokonferenser - spelar vanligtvis närvaro baserat på plats.

EXEMPEL:

Protokoll från A-1-styrelsens möte 4 maj 2017 Executive Board Room, huvudkontorsbyggnad Robert Johnson, ordförande & Kyle McGregor, inspelningssekreterare närvarande: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark

Inledande material

Protokoll börjar vanligtvis med den exakta tidpunkt då ordföranden kallade mötet för att beställa. På de flesta mötena inkluderar de första punkterna på dagordningen introduktioner, anmärkningar från ordföranden och godkännande av det tidigare mötets protokoll. Fånga de viktigaste punkterna som erbjuds under ordförandens anmärkningar. Om medlemmar erbjöd några ändringar i protokollet från det föregående mötet, registrera ändringarna exakt.

EXEMPEL:

Herr Johnson kallade mötet till ordning kl 14:46 Efter informella introduktioner meddelade Johnson att hans katt nyligen födde sex kattungar. På förslag från fru Hawthorne antogs protokollet från juli-mötet med enhälligt samtycke med undantag för att ordet "lastbil" i punkt 15 slås och ersätts med ordet "semitraktor".

Samtycksagenda

Även om varje möte har en annan struktur börjar formella möten - särskilt för regeringsgrupper - vanligtvis med en "samtyckeagenda", vilket är lite mer än en serie rapporter och uttalanden som inte kräver omröstning. Samtycksagendan innehåller ofta korrespondens, rapporter från kommittéer och annat informationsmaterial.

Spela in de viktigaste punkterna för varje punkt som diskuteras under samtycksagendan, identifiera ämnet för konversationen och alla viktiga kommentarer som medlemmarna erbjuder under öppen diskussion.

EXEMPEL:

Fru Smith läste in i posten ett brev från XYZ Manufacturing Company daterat den 4 november. Brevet berömde transportdivisionens professionalism när det gällde en högprofilerad produktleverans. Herr Perez, på uppdrag av transportdivisionen, sa att XYZ gjorde ett utmärkt jobb med att tillhandahålla detaljerade ruttinstruktioner.

Affärsagenda

Affärsagendan är där åtgärden är - den del av mötet där medlemmarna debatterar och röstar om olika åtgärdsposter. Under formella protokoll måste sekreteraren transkribera det verkliga förslaget som röstas om och den faktiska omröstningen, inklusive vem som röstade för och emot frågan. Vanligtvis tar sekreteraren också en sammanfattning av debatten, inklusive de viktigaste punkterna från varje medlem som talade.

Tekniskt finns det inget sådant som att rösta för att "avstå". Att avstå innebär att inte alls rösta. Människor som vill registrera att de varken är för eller emot en fråga bör istället rösta "närvarande".

EXEMPEL:

Johnson inledde en diskussion om en faktura från ABC Widgets för 21 434,87 dollar. Hatoyama sa att fakturan godkändes av finanskommittén förra veckan. Michaels sa att han stöder det pågående arbetet med ABC Widgets. Hatoyama flyttade för att godkänna fakturan från ABC Widgets, Inc. för 21 434,87 $. Sandborn utsändes. Motion rörde 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels och Smith för och Perez och Clark motsatte sig.

Avslutande material

De flesta minuter slutar vanligtvis med tiden då mötet avbröts. Protokoll undertecknas av ordföranden och inspelningssekreteraren, men om sekreteraren är en röstberättigad medlem i gruppen är det ofta tillräckligt med sekreterarens underskrift.

EXEMPEL:

Johnson avbröt mötet kl 19:14 Nästa möte planeras till 5 augusti kl 15 i direktionsrummet.

Signerad, Robert Johnson, ordförande Kyle McGregor, inspelningssekreterare